Keine Arbeitszeitaufzeichnungen? Der Verfall wird gehemmt (§ 26 Abs. 9 AZG)

Am Anfang steht eine klare Pflicht des Arbeitgebers. Nach § 26 Abs. 1 AZG hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Das ist keine Empfehlung, sondern gesetzliche Vorgabe – und sie liegt beim Arbeitgeber, nicht bei Ihnen.

Es gibt Erleichterungen für bestimmte Konstellationen (etwa Gleitzeit, wo die Führung mit Kontrolle an den Arbeitnehmer delegiert werden kann, oder feste schriftlich vereinbarte Arbeitszeiten). Der Grundsatz bleibt aber: Wer arbeiten lässt, muss die Zeit dokumentieren.

Damit die Aufzeichnungen Ihnen auch nützen, gibt Ihnen § 26 Abs. 8 AZG ein konkretes Recht: Sie können einmal pro Monat die kostenlose Übermittlung Ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verlangen, wenn Sie die Anforderung nachweisbar stellen.

Machen Sie von diesem Recht Gebrauch – am besten schriftlich per E-Mail oder Einschreiben. Die Antwort (oder das Ausbleiben einer Antwort) ist der Schlüssel zur Hemmungsregel des nächsten Absatzes.

Jetzt kommt die entscheidende Schutzregel. Nach § 26 Abs. 9 AZG werden die Verfallsfristen gehemmt in zwei Fällen:

1. solange Ihnen die Übermittlung der Aufzeichnungen nach Abs. 8 verweigert wird, oder
2. wenn wegen des Fehlens von Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist.

„Gehemmt" bedeutet: Die kurze Verfallsfrist des Kollektivvertrags läuft in dieser Zeit nicht weiter. Ihr Anspruch erlischt also nicht, nur weil Monate vergehen – solange der Arbeitgeber seine Aufzeichnungs- oder Übermittlungspflicht verletzt. Das dreht den Nachteil um: Gerade das Fehlverhalten des Arbeitgebers schützt Ihren Anspruch.

Praktisch heißt das: Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen angefordert und nicht erhalten haben – oder wenn der Arbeitgeber überhaupt keine geführt hat –, ist Ihr Zeitfenster deutlich größer, als es die Verfallsklausel vermuten lässt. Deshalb sind zwei Schritte so wichtig:

• Fordern Sie Ihre Aufzeichnungen nachweisbar an (§ 26 Abs. 8). Der Nachweis der Anforderung ist der Auslöser der Hemmung.
• Bewahren Sie die Kommunikation auf, denn im Streitfall müssen Sie belegen können, dass die Übermittlung verweigert wurde oder keine Aufzeichnungen existierten.

Trotz der Hemmung sollten Sie Ihre Ansprüche zusätzlich schriftlich geltend machen – die beiden Instrumente ergänzen sich. Mehr dazu im Beitrag über die schriftliche Geltendmachung.

Ein häufiger Einwand lautet: „Aber wie soll ich beweisen, wie viel ich gearbeitet habe, wenn es keine Aufzeichnungen gibt?" Grundsätzlich muss zwar der Arbeitnehmer die geleisteten Überstunden und ihre Anordnung oder Duldung nachweisen. Aber das Gesetz lässt Sie nicht allein: Wenn der Arbeitgeber seine Aufzeichnungspflicht verletzt und dadurch der genaue Nachweis erschwert wird, kann das Gericht den Umfang der Forderung nach § 273 ZPO schätzen.

Seien Sie hier aber realistisch: § 26 Abs. 9 AZG kehrt nicht die Beweislast um. Wer Ihnen verspricht, ohne Aufzeichnungen bekomme der Arbeitgeber automatisch die Beweislast, geht zu weit. Die belastbare Argumentation ist: Hemmung des Verfalls (§ 26 Abs. 9 AZG) plus richterliche Schätzung (§ 273 ZPO) – gestützt auf Ihre eigenen, zeitnah geführten Aufzeichnungen.

Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht ist zudem eine Verwaltungsübertretung. Nach § 28 Abs. 2 AZG drohen Geldstrafen von 72 bis 1 815 Euro (im Wiederholungsfall 145 bis 1 815 Euro) für fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen.

Besonders scharf ist § 28 Abs. 8 AZG: Wenn das Fehlen von Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar macht, wird die Strafe pro betroffenem Arbeitnehmer verhängt. Das ist ein zusätzlicher Hebel – ein Hinweis an die Arbeitsinspektion kann Bewegung in einen festgefahrenen Fall bringen.

Konkret empfiehlt sich:

1. Eigene, zeitnahe Zeitaufzeichnungen führen – Kalender, Tabelle, App. Das ist Ihr wichtigster Beleg.
2. Die Arbeitszeitaufzeichnungen nachweisbar anfordern (§ 26 Abs. 8), monatlich.
3. Ansprüche schriftlich geltend machen und, wenn nötig, die Hemmung nach § 26 Abs. 9 AZG in Anspruch nehmen.
4. Bei Verweigerung: Beratung bei der Arbeiterkammer und gegebenenfalls Anzeige bei der Arbeitsinspektion.