Die schriftliche Geltendmachung: so stoppen Sie den Verfall

Viele verwechseln beides. Die Verjährung ist die gesetzliche Höchstfrist: Nach § 1486 Z 5 ABGB verjähren Entgeltansprüche aus dem Dienstverhältnis – also auch Überstunden – nach drei Jahren, gerechnet ab der Fälligkeit jeder einzelnen Lohnabrechnung. Die Verjährung wird nur durch eine Klage bei Gericht unterbrochen, nicht durch einen Brief.

Der Verfall ist etwas ganz anderes und viel gefährlicher. Er stammt nicht aus dem Gesetz, sondern aus Ihrem Kollektivvertrag (KV) oder Ihrem Dienstvertrag. Verfallsklauseln verlangen, dass Sie Ihre Ansprüche innerhalb einer kurzen Frist – typischerweise 3 bis 6 Monate ab Fälligkeit – geltend machen, sonst erlöschen sie ersatzlos. Der Verfall schlägt also lange vor der dreijährigen Verjährung zu.

Merksatz: Die Verjährung ist die Außengrenze, der Verfall ist die eigentliche Bedrohung.

Österreich ist ein Land der Kollektivverträge – die Deckung liegt bei rund 95 Prozent der Beschäftigten im Privatsektor. Und die Sozialpartner haben in fast jeden KV eine Verfallsklausel geschrieben. Auch viele einzelne Dienstverträge enthalten eine.

Die meisten Klauseln verlangen die schriftliche Geltendmachung (manche lassen ausdrücklich schon eine einfache E-Mail genügen – das steht in der Klausel selbst). Die Arbeiterkammer warnt ausdrücklich: „Achten Sie auf Verfallsfristen! Diese können im Dienstvertrag oder Kollektivvertrag geregelt sein."

Weil die Fristen je nach Branche unterschiedlich sind und die KV jedes Jahr neu verhandelt werden, sollten Sie nie einen Verfall vermuten oder abschätzen, sondern die konkrete Klausel Ihres KV nachlesen. Solange Sie sie nicht kennen, gilt die vorsichtige Faustregel: Handeln Sie innerhalb von drei Monaten ab der betroffenen Lohnabrechnung.

Der entscheidende Punkt: Eine rechtzeitige schriftliche Geltendmachung genügt in der Regel, um den Verfall zu verhindern. Sie müssen dafür nicht klagen. Der Brief hält Ihren Anspruch am Leben.

Wichtig zum Verständnis: Die Geltendmachung stoppt den Verfall, aber sie unterbricht nicht die dreijährige Verjährung. Diese läuft weiter und wird erst durch die Klage angehalten. Praktisch heißt das: Der Brief kauft Ihnen Zeit bis zur Verjährungsgrenze, innerhalb derer Sie dann in Ruhe verhandeln, die AK einschalten oder klagen können.

Eine gute Geltendmachung ist präzise. Sie sollte enthalten:

• Ihre Daten und die des Arbeitgebers, Ihre Funktion, Beginn des Dienstverhältnisses.
• Den Zeitraum, für den Sie Ansprüche stellen, Monat für Monat.
• Die Zahl der geleisteten Überstunden je Monat, so genau wie möglich.
• Den geforderten Betrag (Grundlohn je Stunde plus den 50-%-Zuschlag nach § 10 AZG), oder zumindest „in noch zu beziffernder Höhe", falls Sie den Stundenlohn noch nicht exakt kennen.
• Eine klare Zahlungsaufforderung mit Frist (üblich sind 14 Tage).
• Den Hinweis, dass Sie sich weitere Schritte vorbehalten.

Verschicken Sie den Brief nachweisbar – am besten per Einschreiben oder als E-Mail mit Lese- bzw. Sendebestätigung. Der Nachweis ist im Streitfall entscheidend, denn Sie müssen belegen, dass die Geltendmachung fristgerecht beim Arbeitgeber eingegangen ist.

Betreff: Geltendmachung offener Überstundenentgelte

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich mache hiermit die Bezahlung der von mir geleisteten, bislang nicht abgegoltenen Überstunden geltend.

Im Zeitraum [Monat/Jahr] bis [Monat/Jahr] habe ich folgende Überstunden geleistet, die weder ausbezahlt noch durch Zeitausgleich abgegolten wurden:

• [Monat/Jahr]: [Anzahl] Überstunden
• [Monat/Jahr]: [Anzahl] Überstunden

Ich fordere die Auszahlung des Grundlohns samt gesetzlichem Zuschlag von 50 % gemäß § 10 AZG in Höhe von insgesamt [Betrag] Euro brutto, in eventu in noch zu beziffernder Höhe.

Ich ersuche um Überweisung bis spätestens [Datum, z. B. 14 Tage]. Weitere rechtliche Schritte behalte ich mir ausdrücklich vor.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Datum]

Passen Sie die Formulierung an die konkrete Verfallsklausel Ihres KV an – manche verlangen bestimmte Angaben.

Nicht jede Verfallsklausel hält. Der Oberste Gerichtshof (OGH) prüft solche Klauseln streng: Verfallsfristen, die die Durchsetzung von Ansprüchen ohne sachlichen Grund übermäßig erschweren, sind sittenwidrig und damit nichtig (§ 879 ABGB). In der ständigen Rechtsprechung gelten Fristen unter rund drei Monaten als verdächtig oder unzulässig, während Fristen ab drei Monaten grundsätzlich anerkannt werden.

Wenn Ihr Vertrag also eine sehr kurze Frist enthält, ist der Anspruch nicht automatisch verloren – die Klausel selbst kann angreifbar sein. Ob eine konkrete Klausel im Einzelfall nichtig ist, sollten Sie aber mit der Arbeiterkammer oder einer Anwältin abklären.

Ein weiterer Rettungsanker: Wenn Ihr Arbeitgeber keine Arbeitszeitaufzeichnungen führt oder Ihnen die Übermittlung verweigert, werden die Verfallsfristen nach § 26 Abs. 9 AZG gehemmt – sie laufen also gar nicht. Das erweitert Ihr Zeitfenster erheblich. Mehr dazu in unserem Beitrag über die Hemmung des Verfalls bei fehlenden Aufzeichnungen.