Ihre Arbeitszeitaufzeichnungen anfordern (§ 26 Abs. 8 AZG)

Ausgangspunkt ist eine gesetzliche Pflicht: Nach § 26 Abs. 1 AZG hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Das ist keine Kann-Bestimmung. Diese Pflicht wird auch durch das Unionsrecht gestützt: Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO) entschieden, dass die Mitgliedstaaten den Arbeitgebern ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorschreiben müssen. Österreich erfüllt das gerade über § 26 AZG.

Es gibt Erleichterungen (etwa bei Gleitzeit oder bei fixen, schriftlich vereinbarten Arbeitszeiten), aber die Grundpflicht bleibt: Ohne Aufzeichnungen verletzt der Arbeitgeber das Gesetz.

§ 26 Abs. 8 AZG gibt Ihnen einen konkreten Anspruch: Auf nachweisliches Verlangen haben Sie das Recht, einmal pro Monat eine kostenlose Abschrift der Sie betreffenden Arbeitszeitaufzeichnungen zu erhalten. „Nachweislich" ist das Stichwort – stellen Sie die Anforderung so, dass Sie später belegen können, wann Sie sie gestellt haben (eingeschriebener Brief oder E-Mail).

§ 26 AZG kennt Erleichterungen bei der Art der Aufzeichnung: Bei Gleitzeit darf die Führung – unter Kontrolle des Arbeitgebers – dem/der Arbeitnehmer/in überlassen werden (Abs. 2); bei Beschäftigten, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen, genügt die Aufzeichnung der Tagesarbeitszeit (Abs. 3); bei fixen, schriftlich vereinbarten Arbeitszeiten reicht die periodische Bestätigung der bloßen Abweichungen (Abs. 5a). Diese Erleichterungen ändern aber nichts an Ihrem Herausgabeanspruch nach Abs. 8 und nichts an der Hemmung nach Abs. 9. Lassen Sie sich also nicht mit dem Hinweis abwimmeln, „bei uns wird das anders erfasst" – erfasst werden muss es in jedem Fall, und Sie haben Anspruch auf eine Abschrift.

Hier liegt der eigentliche Wert der Anforderung. § 26 Abs. 9 AZG bestimmt, dass Verfallsfristen gehemmt werden,

1. solange dem/der Arbeitnehmer/in die Übermittlung nach Abs. 8 verwehrt wird, oder
2. wenn wegen des Fehlens von Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist.

Das bedeutet im Klartext: Verweigert Ihr Arbeitgeber die Herausgabe – oder hat er gar keine ordentlichen Aufzeichnungen –, läuft die kurze kollektivvertragliche Verfallsfrist von 3 bis 6 Monaten nicht gegen Sie weiter. Genau deshalb ist die frühe, nachweisbare Anforderung so wichtig: Sie setzt das Datum, ab dem eine Verweigerung die Hemmung auslösen kann.

Die Aufzeichnungspflicht ist bußgeldbewehrt. Nach § 28 Abs. 2 AZG drohen bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen Geldstrafen von 72 bis 1 815 Euro (im Wiederholungsfall 145 bis 1 815 Euro). Und § 28 Abs. 8 AZG stellt klar: Kann wegen fehlender Aufzeichnungen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht festgestellt werden, gilt die Strafe pro Arbeitnehmer/in. Für einen Betrieb mit vielen Betroffenen summiert sich das schnell – ein realer Druckhebel, kein bloßer Formalismus.

Passen Sie die Vorlage an Ihre Situation an und senden Sie sie nachweisbar (Einschreiben oder E-Mail mit Empfangsbestätigung):

Betreff: Anforderung meiner Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß § 26 Abs. 8 AZG

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit ersuche ich Sie gemäß § 26 Abs. 8 AZG um kostenlose Übermittlung einer Abschrift der mich betreffenden Arbeitszeitaufzeichnungen für den Zeitraum [Monat/Jahr bis Monat/Jahr].

Ich ersuche um Übermittlung innerhalb von 14 Tagen. Für den Fall, dass die Aufzeichnungen nicht oder nicht vollständig geführt wurden, weise ich auf § 26 Abs. 9 AZG (Hemmung von Verfallsfristen) hin.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Datum]

Bewahren Sie den Sendenachweis auf. Dieses Datum ist doppelt wertvoll: Es ist der Beginn Ihrer Beweiskette und, im Fall einer Verweigerung, der Ausgangspunkt für die Hemmung.

Dann spielt das nicht gegen, sondern für Sie. Neben der Hemmung des Verfalls (§ 26 Abs. 9) können Gerichte den Umfang der Ansprüche schätzen (§ 273 ZPO), wenn der exakte Nachweis durch das Versäumnis des Arbeitgebers erschwert ist. Ihr eigenes, zeitnah geführtes Stundenprotokoll wird dann zum zentralen Beweismittel. Versprechen Sie sich aber keine automatische Beweislastumkehr – gestützt wird das auf § 26 Abs. 9 AZG und § 273 ZPO, nicht auf eine pauschale Umkehr.