Een aanmaning naar uw werkgever sturen: zo doet u dat

Een loonvordering verjaart in Nederland per vervallen loontermijn na 5 jaar (artikel 3:308 BW). Die klok kunt u eenvoudig stilzetten. Volgens artikel 3:317 lid 1 BW wordt de verjaring gestuit door een schriftelijke aanmaning of door een schriftelijke mededeling waarin u zich ondubbelzinnig uw recht op betaling voorbehoudt.

Het effect: vanaf de stuiting begint een nieuwe termijn van 5 jaar te lopen (artikel 3:319 BW). En u mag dit herhalen. Zo houdt u uw vordering "levend" terwijl u onderhandelt of bewijs verzamelt.

Anders dan in sommige buurlanden is hiervoor geen advocaat, deurwaarder of rechtszaak nodig. Eén heldere, aangetekende brief volstaat. Om die reden noemen we zo'n brief ook wel een stuitingsbrief.

De tweede functie is minstens zo waardevol. Door uw werkgever schriftelijk aan te manen, zet u de wettelijke verhoging (artikel 7:625 BW) en de wettelijke rente (artikel 6:119 BW) kracht bij.

• De wettelijke verhoging is een boete voor te late loonbetaling. Wordt het loon niet betaald uiterlijk op de derde werkdag na de vervaldag en is dat aan de werkgever te wijten, dan loopt de verhoging op tot maximaal 50% van het verschuldigde loon. De rechter kan dit matigen, maar bij bewust niet-betalen — precies het profiel van verborgen overuren — wordt vaker een fors percentage toegekend.
• De wettelijke rente voor niet-handelstransacties bedraagt sinds 1 januari 2026 4% en loopt vanaf de vervaldag van elke loontermijn.

Een schriftelijke ingebrekestelling maakt zwart op wit duidelijk vanaf welk moment uw werkgever in verzuim is.

Een goede aanmaning is concreet en laat geen ruimte voor misverstand. Neem in elk geval op:

1. Het gevorderde bedrag, opgebouwd uit:
   • het achterstallig loon (uw niet-betaalde uren tegen minimaal uw uurloon — zie ook uw loonstrook);
   • de vakantiebijslag van 8% over dat bedrag (artikel 15 WML — sinds 2018 ook over overwerk);
   • de wettelijke verhoging (artikel 7:625 BW);
   • de wettelijke rente (artikel 6:119 BW).
2. Een redelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen).
3. Een ondubbelzinnig voorbehoud van al uw rechten — dit is de kern die de verjaring stuit (artikel 3:317 BW).
4. Een verzoek om afgifte van de urenregistratie. Uw werkgever is wettelijk verplicht een deugdelijke urenregistratie bij te houden (artikel 4:3 Arbeidstijdenwet). Vraag die op: kan hij ze niet tonen, dan komt dat in een latere procedure voor zijn rekening.

Verstuur de aanmaning aangetekend (aangetekende brief). Dat levert bewijs op dat en wanneer u de brief hebt verzonden — cruciaal als uw werkgever later beweert niets te hebben ontvangen. Bewaar het verzendbewijs en een kopie van de brief zorgvuldig.

Een gewone e-mail of WhatsApp-bericht kan feitelijk aankomen, maar geeft veel zwakker bewijs en is voor de stuiting van de verjaring risicovol. Wilt u zeker zijn, kies dan voor aangetekende post.

"Hierbij maan ik u aan tot betaling van het achterstallig loon over de periode [maand/jaar tot maand/jaar], zijnde € [bedrag], vermeerderd met 8% vakantiebijslag, de wettelijke verhoging (art. 7:625 BW) en de wettelijke rente (art. 6:119 BW). Ik verzoek u dit binnen 14 dagen te voldoen. Voor zover nodig behoud ik mij uitdrukkelijk en ondubbelzinnig al mijn rechten voor. Tevens verzoek ik u mij uw urenregistratie (art. 4:3 Arbeidstijdenwet) over deze periode te verstrekken."

Deze formulering combineert de ingebrekestelling met het uitdrukkelijke voorbehoud dat de verjaring stuit.

Betaalt uw werkgever niet binnen de termijn, dan hebt u een sterk dossier: u hebt hem in gebreke gesteld, de verjaring gestuit en de urenregistratie opgevraagd. De volgende stap is dan de gang naar de kantonrechter, waar geen advocaat verplicht is. Wilt u het eerst nog in der minne oplossen, lees dan hoe u overuren bespreekbaar maakt bij HR.

Stopt een e-mail of WhatsApp de verjaring?

De wet vereist een schriftelijke aanmaning of mededeling (artikel 3:317 BW). Een e-mail is in beginsel schriftelijk, maar het bewijs dat de mededeling is aangekomen én ondubbelzinnig was, is bij gewone berichten veel zwakker. Voor de zekerheid — zeker als er veel op het spel staat — kiest u een aangetekende brief met bewaard verzendbewijs.

Hoe vaak mag ik de verjaring stuiten?

Zo vaak als nodig. Na elke stuiting begint een nieuwe termijn van vijf jaar te lopen (artikel 3:319 BW). U kunt de vordering dus in principe onbeperkt "levend" houden door tijdig een nieuwe stuitingsbrief te sturen voordat de lopende termijn afloopt.

Krijg ik de wettelijke verhoging automatisch?

De wettelijke verhoging (artikel 7:625 BW) ontstaat van rechtswege bij te late, verwijtbare loonbetaling, maar de rechter kan haar matigen. Door uw werkgever schriftelijk in gebreke te stellen legt u het moment van verzuim ondubbelzinnig vast — dat versterkt uw aanspraak op zowel de verhoging als de wettelijke rente.

Moet ik het exacte bedrag al kennen?

Een zo precies mogelijk bedrag maakt uw aanmaning geloofwaardiger, maar u mag uw rechten ook "voor zover nodig" ondubbelzinnig voorbehouden. Reken uw uren en achterstallig loon dus zo goed mogelijk door voordat u de brief verstuurt.