E-mails 's avonds en in het weekend in België: arbeidstijd?

Artikel 19 van de Arbeidswet van 16 maart 1971 definieert arbeidstijd als de tijd waarin de werknemer ter beschikking staat van de werkgever. Het beantwoorden van professionele e-mails, zelfs vanuit huis, valt volledig onder deze definitie zodra de werknemer niet vrij over zijn tijd kan beschikken voor persoonlijke bezigheden. In België bedraagt de wettelijke arbeidsduur 38 uur per week: elke prestatie boven die grens geeft recht op overloon.

De Belgische rechtspraak maakt een onderscheid tussen de werknemer die spontaan zijn e-mails raadpleegt en degene die daartoe verplicht wordt, uitdrukkelijk of stilzwijgend, door zijn werkgever. Als de werkgever e-mails verstuurt die een snel antwoord buiten de werkuren vereisen, of als het uitblijven van een antwoord opmerkingen of sancties uitlokt, is de dwang bewezen. Het Arbeidshof van Antwerpen heeft geoordeeld dat het regelmatig versturen van instructies per e-mail 's avonds, met een stilzwijgende verwachting van antwoord, effectieve arbeidstijd vormt zelfs zonder uitdrukkelijke opdracht om te reageren.

De kwalificatie als effectieve arbeidstijd beperkt zich niet tot e-mails. Berichten op Teams, Slack, professionele WhatsApp of elk ander communicatiemiddel dat voor professionele doeleinden wordt gebruikt, vallen er eveneens onder. In het Belgisch recht erkent artikel 8.1 van het nieuw Burgerlijk Wetboek de bewijskracht van elektronische geschriften. Screenshots met tijdstempel van deze uitwisselingen vormen perfect ontvankelijk bewijsmateriaal voor de Arbeidsrechtbank.

Exporteer uw verzonden e-mails buiten de werkuren en bereken de bestede tijd (aantal e-mails vermenigvuldigd met de gemiddelde opsteltijd). Gebruik de verbindingslogbestanden van uw professionele tools (Teams, Slack, VPN) als ondersteuning. Deze berekening kan meerdere overuren per week aan het licht brengen, waarop het overloon van 50 % op weekdagen (of 100 % op zondag) van toepassing is. Over een verjaringstermijn van één jaar kan het bedrag aanzienlijk oplopen.

De werkgever kan zich niet verschuilen achter het ontbreken van een uitdrukkelijke vraag. In het Belgisch recht heeft de werkgever de plicht om toe te zien op de naleving van de maximale arbeidsduur (Arbeidswet van 16 maart 1971). Het Hof van Cassatie heeft geoordeeld dat een werkgever die op de hoogte is van prestaties boven de wettelijke grenzen zonder zich ertegen te verzetten, achteraf niet kan betwisten dat hij deze moet vergoeden. Een werkgever die regelmatig e-mails van zijn werknemers 's avonds en in het weekend ontvangt, kan niet beweren dat hij niet op de hoogte was van de situatie.

Sinds de wet van 3 oktober 2022 (Deal voor Werkgelegenheid) moeten ondernemingen met 20 werknemers of meer het recht op deconnectie formaliseren. Als uw werkgever geen ondernemings-CAO of bepalingen in het arbeidsreglement heeft ingevoerd, is hij in overtreding. Deze tekortkoming versterkt uw positie: niet alleen zijn de verbindingsuren buiten de werkuren arbeidstijd, maar het ontbreken van een deconnectieregeling vormt een bijkomend verzuim van de werkgever ten opzichte van zijn wettelijke verplichtingen.

Als de verzoeken buiten de werkuren regelmatig zijn en opgelegd door de werkgever, vorder dan de betaling van het bijbehorende overloon per aangetekend schrijven. Voeg een samenvattend overzicht bij van de verbindingsuren buiten de werkuren, ondersteund door de tijdstempels van de e-mails en berichten. Dien een vordering in bij de Arbeidsrechtbank in geval van weigering, met verwijzing naar artikel 870 van het Gerechtelijk Wetboek voor de gedeelde bewijslast.