Straordinari non indicati in busta paga: cosa fare

È una situazione più comune di quanto si creda: avete lavorato oltre l'orario, magari per settimane, ma nel cedolino di quelle ore non c'è traccia. Nessuna voce «straordinario», nessuna maggiorazione, a volte nemmeno un'ora in più rispetto al solito. Le ore ci sono state — le sapete voi, le sanno i colleghi — ma sulla carta è come se non fossero mai esistite.

La buona notizia è che il diritto italiano non lascia questa situazione senza rimedio. Bisogna però procedere con metodo, distinguendo ciò che è una leva da ciò che è il vostro credito.

Il punto di partenza è l'obbligo dell'art. 5, comma 5 del D.Lgs 8 aprile 2003, n. 66: lo straordinario «deve essere computato a parte». Le ore prestate oltre l'orario normale devono comparire come voce distinta, tanto in busta paga quanto nel registro delle presenze.

Se quelle ore non appaiono né in busta paga né nel Libro Unico del Lavoro (LUL), il datore sta violando quest'obbligo. Non è una dimenticanza neutra: è un inadempimento che ha conseguenze sia sul piano sanzionatorio sia sul piano del credito.

Il Libro Unico del Lavoro, previsto dall'art. 39 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112 (conv. L. 133/2008), deve riportare per ogni giorno le ore lavorate e le ore di straordinario. L'omessa o infedele registrazione dei dati, quando ha incidenza retributiva, è punita con una sanzione amministrativa da 150 a 1.500 euro, importo aggravato quando la violazione riguarda più di 10 lavoratori.

È uno strumento reale di pressione: la carenza del LUL può essere segnalata all'Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) e gioca a sfavore del datore.

Qui va evitato l'equivoco più diffuso. Quella sanzione da 150 a 1.500 euro non finisce nelle vostre tasche: è una sanzione amministrativa, un incasso dello Stato, non una somma dovuta a voi. È una leva presso l'Ispettorato del Lavoro, utile a mettere sotto pressione il datore, ma non è il vostro credito.

Il vostro credito è un'altra cosa, e resta in piedi: le ore effettivamente prestate restano dovute. Come piano certo, valgono almeno al valore dell'ora ordinaria — il rapporto 1:1 — perché la retribuzione dell'ora lavorata discende dall'obbligo di computo «a parte» (art. 5, comma 5) e dal diritto a una retribuzione «proporzionata e sufficiente» sancito dall'art. 36 della Costituzione. L'eventuale maggiorazione è quella prevista dal CCNL. Illiceità (leva) e credito (denaro dovuto a voi) restano due binari separati.

Ecco come muoversi, in ordine:

1. Richiedere formalmente il LUL e i fogli presenza. Avete diritto a chiedere copia dei documenti che vi riguardano. La richiesta scritta serve anche a «fotografare» la situazione documentale.
2. Conservare il vostro giornale orario. Tenete un registro personale contemporaneo e orodatato delle ore realmente lavorate: annotato giorno per giorno, non ricostruito a posteriori, è un elemento di prova di grande valore, soprattutto quando la documentazione aziendale è carente.
3. Inviare una messa in mora. Una richiesta scritta e formale di pagamento (la messa in mora, o costituzione in mora, ex art. 2943 del Codice Civile) non solo mette nero su bianco la vostra pretesa, ma interrompe la prescrizione e la fa ripartire. Conservatene la prova di invio e ricezione.

Un chiarimento sull'onere della prova: in linea di principio spetta al lavoratore provare le ore straordinarie prestate. La carenza documentale del datore (LUL assente o infedele) non ribalta automaticamente questo onere, ma è un elemento che il giudice valuta a vostro favore. Per questo il giornale orario contemporaneo è così importante.

Quanto tempo avete? La prescrizione dei crediti retributivi è di cinque anni (art. 2948, n. 4, del Codice Civile). Ma il punto di partenza — il dies a quo — è la parte più contro-intuitiva del sistema italiano.

Per i rapporti privi di garanzia di stabilità (la situazione della maggioranza dei contratti dopo la Legge Fornero 92/2012 e il Jobs Act, D.Lgs 23/2015), la giurisprudenza di Cassazione (sez. lav. n. 26246/2022, nel solco della Corte Costituzionale 63/1966) stabilisce che la prescrizione non decorre durante il rapporto, ma solo dalla sua cessazione. In pratica:

• finché il contratto è in corso, per questi rapporti il credito non si prescrive: potete in linea di principio reclamare le ore prestate durante il rapporto (fermo restando l'onere della prova);
• una volta cessato il contratto, si apre una finestra di cinque anni per agire davanti al Tribunale del Lavoro.

Una messa in mora scritta, come detto, interrompe il termine. Se avete già lasciato l'azienda, però, il conto alla rovescia dei cinque anni è partito: non conviene attendere.