Registratie van arbeidstijd in België: rechten en verplichtingen

De Arbeidswet van 16 maart 1971 verplicht de werkgever om de grenzen van de arbeidsduur na te leven en, om de controle ervan te verzekeren, de sociale documenten bij te houden vereist door het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten. Dit register moet voor elke werknemer het individuele werkrooster vermelden wanneer dit afwijkt van het werkrooster vastgelegd in het arbeidsreglement. De Europese richtlijn 2003/88/EG, zoals geïnterpreteerd door het Hof van Justitie van de EU in het arrest CCOO tegen Deutsche Bank (C-55/18 van 14 mei 2019), versterkt deze verplichting door een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem voor de meting van de dagelijkse arbeidstijd op te leggen.

In België bestaan er verschillende registratiesystemen naast elkaar naargelang de sector. Het elektronisch prikkloksysteem (badge, toegangscontrole) is het meest gebruikelijk in grote ondernemingen. De horecasector (PC 302) beschikt over een specifiek systeem met de verplichte witte kassa sinds 2016. De bouwsector (PC 124) gebruikt het systeem "check-in at work" voor de aanwezigheidsregistratie op de bouwwerf. Ondernemingen zonder geautomatiseerd systeem moeten een afwijkingenregister bijhouden ten opzichte van het normale werkrooster.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR, verordening 2016/679) geeft u het recht om een kopie te verkrijgen van alle persoonsgegevens die uw werkgever over u bewaart, met inbegrip van de prikklok- en arbeidstijdregistratiegegevens. Artikel 15 van de GDPR bepaalt dat de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van de gegevens verstrekt binnen een termijn van één maand. In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) bevoegd om klachten te behandelen bij weigering van de werkgever. Dit recht op toegang vormt een krachtig instrument om uw historiek van werkelijke uren te reconstrueren.

Richt tot uw werkgever (of tot de DPO van de onderneming als er een functionaris voor gegevensbescherming werd aangesteld) een aangetekend schrijven of een formele e-mail met verwijzing naar artikel 15 van de GDPR. Vermeld dat u alle gegevens wenst te verkrijgen met betrekking tot uw prikklok, badge, verbinding en arbeidstijdregistratie voor de betrokken periode, in een gestructureerd en gangbaar formaat (artikel 20 van de GDPR). De werkgever beschikt over één maand om te antwoorden, verlengbaar tot drie maanden bij complexe verzoeken.

Als uw werkgever niet antwoordt binnen de termijn van één maand of weigert uw prikklokgegevens mee te delen, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via het online formulier op haar website. De GBA kan de mededeling van de gegevens bevelen en administratieve boetes opleggen tot 20 miljoen euro of 4 % van de wereldwijde jaaromzet. Parallel kan de Rechtbank van eerste aanleg (Marktenkamer) worden gevat met een stakingsvordering om de gedwongen mededeling van de gegevens te bekomen.

Elektronische prikklokgegevens hebben een hoge bewijswaarde voor de Arbeidsrechtbank omdat ze worden beschouwd als objectieve en moeilijk te vervalsen gegevens. De rechter geeft er doorgaans de voorkeur aan boven tegenstrijdige verklaringen van de partijen. Als de werkgever de prikklokgegevens vernietigt of wijzigt na een verzoek om toegang, kan dit gedrag worden gekwalificeerd als vermoeden van fraude en kan de rechtbank er alle voor de werkgever nadelige gevolgen uit afleiden (artikel 870 van het Gerechtelijk Wetboek).

Bepaalde Belgische sectoren leggen verstrengde registratieverplichtingen op. De bouwsector vereist de elektronische aanwezigheidsregistratie op de bouwwerf via het systeem "Checkinatwork" (koninklijk besluit van 1 april 2007). De horecasector legt de witte kassa (GKS) op voor etablissementen die een bepaald omzetcijfer in voeding overschrijden. De sector van het wegvervoer is onderworpen aan de digitale tachograaf. Het niet naleven van deze sectorale verplichtingen vormt een inbreuk op het Sociaal Strafwetboek en kan een vermoeden van niet-aangegeven arbeid gronden.