Preparare il dossier di reclamo: le prove da raccogliere

Partiamo dal principio di fondo. In materia di straordinari, l'onere della prova grava, in linea di principio, sul lavoratore: sei tu a dover dimostrare le ore prestate. La carenza documentale del datore non ribalta automaticamente questo onere, ma gioca come elemento di apprezzamento a tuo favore: se l'azienda non è in grado di esibire i registri che per legge deve tenere, il giudice ne tiene conto.

Attenzione, quindi, a non farsi promettere «inversioni automatiche» dell'onere della prova: la regola è che spetta a te documentare le ore, mentre le lacune dell'azienda pesano nella valutazione complessiva. Proprio per questo, più il tuo dossier è ricco e coerente, più la tua posizione è forte.

Ecco gli elementi che, combinati, costruiscono un dossier credibile.

• Un giornale orario contemporaneo e orodatato. È la prova regina: un registro personale delle presenze e delle uscite, compilato giorno per giorno e con data e ora. La contemporaneità (annotare mentre i fatti accadono, non ricostruire mesi dopo) ne aumenta molto il valore probatorio.
• Le email inviate fuori orario. I messaggi spediti prima dell'inizio o dopo la fine dell'orario normale sono indizi datati e difficilmente contestabili della tua presenza al lavoro.
• I dati del badge o della timbratrice. Le timbrature elettroniche di ingresso e uscita, se disponibili, sono una traccia oggettiva degli orari effettivi.
• I testimoni. Colleghi, responsabili o altre persone che possano confermare gli orari realmente svolti.
• La richiesta formale del Libro Unico del Lavoro (LUL). È il documento chiave: il datore è obbligato a tenerlo (art. 39 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112), con il calendario delle presenze che indica, per ciascun giorno, le ore lavorate e in particolare le ore di lavoro straordinario. Il LUL va compilato per ogni mese entro il 16 del mese successivo. Chiederne copia in modo formale è un passo importante: se l'azienda non lo esibisce o lo tiene in modo infedele, quella carenza gioca a suo sfavore.

Le prove servono a stabilire quante ore. Per capire quanto valgono, devi individuare il tuo contratto collettivo. In Italia la legge non fissa la maggiorazione dello straordinario: la rinvia al CCNL. È quindi il tuo contratto collettivo a stabilire l'eventuale maggiorazione, la disciplina del lavoro notturno e il riposo compensativo.

I CCNL sono raccolti nell'Archivio nazionale dei contratti collettivi di lavoro tenuto dal CNEL (art. 17 della Legge 30 dicembre 1986, n. 936). Per leggere i parametri corretti servono tre riferimenti: il settore/categoria, le parti firmatarie e l'anno di rinnovo o la versione in vigore. Senza un CCNL verificato, il dato certo su cui appoggiarsi resta il valore dell'ora ordinaria.

Nel dossier deve figurare anche un atto formale: la messa in mora scritta (art. 2943 c.c.). È la lettera con cui reclami il dovuto e che interrompe la prescrizione, facendola ripartire. I crediti di lavoro si prescrivono in cinque anni (art. 2948, n. 4, c.c.): datare e conservare la prova di invio della messa in mora è essenziale per non lasciar scadere il credito mentre raccogli le prove e tratti. Trovi il dettaglio nella guida su come chiedere gli straordinari senza fare causa.

Con le ore documentate e il CCNL verificato (o, in sua assenza, il valore dell'ora ordinaria), puoi passare al calcolo. Il credito si compone così:

• La base: ore di straordinario non compensate × valore dell'ora ordinaria (rapporto 1:1, art. 5, comma 5, D.Lgs 66/2003 + art. 36 Cost.), più l'eventuale maggiorazione del CCNL.
• Gli interessi legali (art. 1284 c.c.) sul dovuto, dalla scadenza di ciascuna busta paga.
• La rivalutazione monetaria ISTAT, che il giudice aggiunge d'ufficio ai crediti di lavoro (art. 429, comma 3, c.p.c.): non è quantificabile con precisione senza gli indici, ma va segnalata perché aumenta il valore reale del credito.

Per il funzionamento dei due accessori, vedi la guida su interessi legali e rivalutazione monetaria.

• Giornale orario contemporaneo e orodatato
• Email inviate fuori orario
• Dati badge / timbrature
• Testimoni disponibili
• Richiesta formale del LUL (art. 39 D.L. 112/2008)
• CCNL applicabile individuato (archivio CNEL: settore, parti, anno)
• Messa in mora scritta datata e provata (art. 2943 c.c.)
• Calcolo del credito: ore × ora ordinaria + interessi legali + alert rivalutazione ISTAT