Preparar tu expediente de horas extraordinarias: pruebas y cálculos

Desde el 12 de mayo de 2019, en aplicación del Real Decreto-ley 8/2019, la empresa está obligada a llevar un registro diario de jornada. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que ese registro incluya la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, que se conserve durante cuatro años y que esté a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.

Este es tu primer objetivo probatorio: pide una copia de tu registro de jornada. Tienes derecho a él. A esto se suma otra obligación específica de las horas extra: el art. 35.5 ET impone totalizar las horas extraordinarias en el periodo de pago y entregarte copia del resumen en el recibo correspondiente.

Junto a estos documentos oficiales, reúne toda la prueba complementaria que puedas:

• Correos y mensajes enviados o recibidos fuera de tu horario, que sitúan tu actividad en el tiempo.
• Cuadrantes, planillas y turnos que muestren la jornada prevista.
• Registros de acceso (fichajes, tarjetas, tornos) si existen.
• Testigos —compañeros que puedan confirmar tu presencia.

Un apunte importante sobre la carencia de registro: si la empresa no lleva el registro o lo lleva de forma deficiente, esa falta juega en su contra. El propio Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en su sentencia C-55/18, de 14 de mayo de 2019 —la que inspiró la reforma española—, exigió a los Estados imponer «un sistema objetivo, fiable y accesible» de medición del tiempo de trabajo. Sin ese sistema, la empresa difícilmente podrá rebatir tus horas. (Conviene ser prudente: la ley y esta sentencia respaldan tu posición, pero no garantizan de forma automática una inversión total de la carga de la prueba.)

Con las horas documentadas, el cálculo de la base parte de una fórmula simple:

Horas extraordinarias no compensadas × valor de la hora ordinaria.

El Estatuto no fija ningún recargo legal de las horas extra. Solo establece un suelo: la hora extraordinaria «en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria» (art. 35.1 ET). Ese suelo —el 1:1— es el dato cierto sobre el que construir el expediente. Todo recargo por encima (+25 %, +50 %…) depende de tu convenio colectivo; si lo tienes verificado, súmalo; si no, mantenlo como «suplemento convencional a confirmar» y no inventes ningún porcentaje.

El valor de la hora ordinaria nunca puede quedar por debajo del SMI horario. El salario mínimo para 2025 se fijó en 1.184 €/mes (Real Decreto 87/2025), lo que da un suelo mensual de referencia; recuerda que el SMI se revisa cada año por Real Decreto, así que aplica el de la anualidad de cada nómina.

Antes de cerrar la cifra, resta las horas ya compensadas con descanso. La ley permite compensar las horas extra por tiempo equivalente de descanso dentro de los cuatro meses siguientes (art. 35.1 ET). Las horas por las que ya has disfrutado ese descanso no se te deben en dinero: descuéntalas para que el cálculo sea impecable.

Las horas extra impagadas son salario debido y devengan un interés específico del derecho del trabajo. El art. 29.3 ET es tajante: «El interés por mora en el pago del salario será el diez por ciento de lo adeudado.»

Es un interés legal y cuantificable sin convenio, mucho más alto que el interés legal general del dinero. Aplícalo sobre cada mensualidad impagada desde su fecha de exigibilidad. Y ten presente que existe una segunda capa —el interés procesal del art. 576 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (interés legal más dos puntos)— que se activa a partir de la sentencia de primera instancia; ese es un poste posterior, propio ya de la fase judicial.

Cada nómina tiene su propio reloj. La acción para reclamar salario prescribe al año, contado desde el día en que la cantidad pudo exigirse (art. 59.2 ET). Por eso, en tu expediente, anota la fecha de exigibilidad de cada mensualidad: es lo que determina si sigue dentro del plazo de un año o ya ha caído.

Construir el expediente con estas fechas te permite ver, de un vistazo, qué parte del crédito está viva y con qué urgencia hay que interrumpir la prescripción mediante una reclamación escrita (art. 1973 del Código Civil) o la papeleta de conciliación (art. 65.1 LRJS).