Fout op uw Belgische loonfiche: hoe reageren

Vergelijk uw loonfiche met uw arbeidsovereenkomst, uw arbeidsreglement en de CAO van uw paritair comité. Noteer nauwkeurig de aard van de fout, het betrokken bedrag en de getroffen maanden. Bewaar alle originele documenten en stel een chronologisch dossier samen.

Artikel 15 van de wet van 12 april 1965 verplicht de werkgever om bij elke betaling van het loon een conforme loonafrekening af te leveren. Deze afrekening moet de werknemer in staat stellen de berekening van zijn nettoloon te controleren. Het Arbeidshof beschouwt de loonafrekening als een begin van bewijs door geschrift. Bij een fout is de werkgever verplicht een gecorrigeerde afrekening af te leveren. De weigering om een foutieve afrekening te corrigeren kan een fout bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst uitmaken (artikel 1134 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek).

Richt eerst een e-mail of gewone brief aan uw loondienst of uw sociaal secretariaat met een gedetailleerde beschrijving van de vastgestelde anomalie. In België doet de meerderheid van de werkgevers beroep op een erkend sociaal secretariaat (Securex, SD Worx, Acerta, Partena, enz.) voor de loonberekening. De fout kan afkomstig zijn van het sociaal secretariaat eerder dan van de werkgever zelf. Bewaar een kopie van deze uitwisseling. Bij gebrek aan antwoord binnen 15 dagen gaat u over tot het aangetekend schrijven.

Het aangetekend schrijven vormt een juridisch bewijs van uw vordering in het Belgisch recht. Vermeld de artikelen van de Arbeidswet van 16 maart 1971 en de wet van 12 april 1965 die van toepassing zijn, het detail van de berekening en het gevorderde bedrag. Stel een redelijke antwoordtermijn (één maand) en vermeld dat u de arbeidsrechtbank zult vatten bij gebrek aan regularisatie.

Wanneer dezelfde fout zich herhaalt op meerdere opeenvolgende loonafrekeningen ondanks een melding, kan dit een zware fout bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst uitmaken. In het Belgisch recht kan de opzettelijke herhaling van een loonfout een daad gelijkwaardig aan verbreking uitmaken (artikel 35 van de wet van 3 juli 1978), waardoor de werknemer de verbreking van de arbeidsovereenkomst kan vaststellen ten laste van de werkgever. Als de weglating betrekking heeft op de arbeidsuren, kan zij bovendien een inbreuk uitmaken op het Sociaal Strafwetboek.

Als de fout in uw voordeel is, kan de werkgever de terugbetaling van het teveel betaalde vorderen op basis van de theorie van de ongerechtvaardigde verrijking of de onverschuldigde betaling (artikelen 1376 en volgende van het Belgisch Burgerlijk Wetboek). De wet van 12 april 1965 beschermt echter de werknemer: de inhoudingen op het loon zijn strikt beperkt door artikel 23 en mogen niet meer bedragen dan een vijfde van het nettoloon. De werkgever mag geen eenzijdige verrekening doorvoeren zonder deze grenzen te respecteren.

Als de werkgever de correctie weigert, kunt u een melding doen bij de Sociale Inspectie van de FOD Werkgelegenheid, contact opnemen met uw vakorganisatie voor juridische bijstand, of rechtstreeks de arbeidsrechtbank vatten. In België is de procedure voor de arbeidsrechtbank toegankelijk en bieden de vakorganisaties (ABVV, ACV, ACLVB) gratis juridische vertegenwoordiging aan hun leden.