Nachweisgesetz : berechnen Sie, was Ihnen zusteht

• § 2 NachwG verpflichtet den Arbeitgeber, wesentliche Vertragsbedingungen niederzulegen und auszuhändigen (oder einen Arbeitsvertrag mit denselben Angaben).
• Die Angaben sind gestaffelt fällig: teils am ersten Tag, teils bis zum siebten Kalendertag, teils bis einem Monat nach Beginn.
• Textform (§ 126b BGB) und elektronische Übermittlung sind unter Bedingungen zulässig; die „elektronische Form“ im engeren Sinn bleibt für den Nachweis nach Satz 1 ausgeschlossen. In bestimmten Wirtschaftsbereichen (§ 2a SchwarzArbG) greifen die Textform-Erleichterungen nicht.
• Fehlt der Nachweis oder ist er falsch/unvollständig/verspätet, droht ein Bußgeld bis 2.000 € (§ 4 NachwG). Ihre vertraglichen Ansprüche entfallen dadurch nicht.
• Der Nachweis ersetzt keinen günstigeren Tarifinhalt; er macht die geltenden Bedingungen sichtbar.

Das Gesetz heißt vollständig: Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen. Es schafft Transparenz, nicht automatisch neue Urlaubs- oder Gehaltshöhen. Inhaltlich müssen die niedergeschriebenen Angaben der Wirklichkeit entsprechen: Was vereinbart und rechtlich maßgeblich ist, muss nachweisbar festgehalten werden.

Hat der Arbeitgeber Ihnen einen Arbeitsvertrag ausgehändigt, der bereits alle geforderten Angaben enthält, entfällt die gesonderte Nachweispflicht insoweit (§ 2 Abs. 5 NachwG). Fehlen einzelne Punkte im Vertrag, bleiben diese nachzuweisen.

In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen (Nummerierung wie im Gesetz):

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
3. bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer
4. Arbeitsort bzw. Hinweis auf wechselnde Orte oder freie Ortswahl
5. kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit
6. sofern vereinbart: Dauer der Probezeit
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, getrennt nach Bestandteilen (Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen usw.), Fälligkeit und Art der Auszahlung
8. vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten; bei Schichtarbeit: System, Rhythmus, Voraussetzungen für Änderungen
9. bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): die dort genannten Mindestangaben (Abrufvereinbarung, Mindeststunden, Zeitrahmen, Ankündigungsfrist)
10. sofern vereinbart: Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
12. etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
13. bei betrieblicher Altersversorgung über einen Versorgungsträger: Name und Anschrift (mit gesetzlicher Ausnahme, wenn der Träger selbst informieren muss)
14. Verfahren bei Kündigung: mindestens Schriftformerfordernis, Kündigungsfristen, Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (Hinweis: § 7 KSchG bleibt auch bei fehlerhaftem Nachweis der Klagefrist anwendbar)
15. allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen bzw. kirchliche Kommissionsregelungen

Zusätzlich gelten Sondervorschriften für Praktika (§ 2 Abs. 1a) und für längere Auslandseinsätze (§ 2 Abs. 2 und Abs. 3, inkl. Entsenderichtlinie).

Form: Schriftform, Textform, elektronische Form

Aktueller Stand nach § 2 Abs. 1 NachwG (gesetze-im-internet.de):

• Grundpflicht: wesentliche Bedingungen schriftlich niederlegen, Niederschrift unterzeichnen, aushändigen.
• Die Niederschrift kann in Textform (§ 126b BGB) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, wenn das Dokument für Sie zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber Sie auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
• Auf Ihr Verlangen ist unverzüglich eine Niederschrift in der „klassischen“ Form (unterzeichnet) zu erteilen.
• Der Nachweis nach Satz 1 in elektronischer Form ist ausgeschlossen (Gesetzeswortlaut). Textform ist davon zu unterscheiden.
• Für Tätigkeiten in Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG finden die Textform-Sätze keine Anwendung: Dort bleibt es bei der strengeren Form.

Änderungen wesentlicher Bedingungen sind nach § 3 NachwG mitzuteilen (Fristen und Form im Gesetzestext).

§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG staffelt die Aushändigung:

Für Praktika: unverzüglich nach Vertragsabschluss, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 2 Abs. 1a).

Diese Fristen sind Bußgeld relevant (§ 4). Für Sie als Beschäftigte sind sie vor allem ein Prüfplan: Fehlt am Tag 1 die Entgeltübersicht, ist das kein „nice to have“, sondern ein Verstoß gegen die Nachweispflicht.

Beispiel 1: Unklarer Stundenlohn und Zuschläge

Ihr Vertrag nennt nur „Vergütung nach betrieblicher Übung“. Eine sortierte Aufstellung nach Nr. 7 fehlt. Sie arbeiten 160 Stunden im Monat zu faktisch 14,50 €, dazu gelegentlich Nachtstunden ohne dokumentierte Zuschlagsregel.

Nach NachwG müssen Zusammensetzung und Höhe getrennt angegeben werden, inklusive Überstundenvergütung und Zuschläge, soweit vereinbart, plus Fälligkeit und Auszahlungsart. Fehlt das, verlangen Sie den vollständigen Nachweis. Parallel prüfen Sie Mindestlohn und TV; das NachwG ersetzt weder MiLoG noch Tarifrecht, macht Lücken aber sichtbar.

Beispiel 2: Schichtplan ohne Ruhezeiten-Hinweis

Sie starten in Wechselschicht. Am ersten Tag erhalten Sie nur eine Willkommensmail. Angaben zu Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten und Schichtsystem (Nr. 8) fehlen.

Gesetzlich gehören Nr. 1, 7 und 8 spätestens an den ersten Arbeitstag. Dokumentieren Sie die Lücke (Datum, was Sie erhalten haben) und fordern Sie die Niederschrift nach.

Beispiel 3: Kündigungshinweis und Drei-Wochen-Frist

In der Niederschrift fehlt jeder Hinweis auf die Frist zur Kündigungsschutzklage. Das ist ein Verstoß gegen Nr. 14. Gleichzeitig gilt: § 7 KSchG bleibt auch bei nicht ordnungsgemäßem Nachweis der Klagefrist anwendbar (so der Gesetzeswortlaut in § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 14 NachwG). Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein fehlender Hinweis die Klagefrist „abschafft“. Bei Kündigung trotzdem die gesetzlichen Fristen kalendarisch prüfen.

Beispiel 4: Textform per PDF

Sie erhalten am ersten Tag ein PDF mit allen Frühangaben, speicherbar und druckbar, plus Bitte um Empfangsnachweis. Das kann nach aktueller Fassung Textform sein. In einem Wirtschaftszweig nach § 2a SchwarzArbG wäre derselbe reine Textform-Weg unzulässig; dort unterzeichnete Schriftform verlangen.

Beispiel 5: Bußgeldrahmen in Euro

§ 4 Abs. 2 NachwG: Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 2.000 € geahndet werden. Das Bußgeld trifft den Arbeitgeber bzw. Verantwortliche, zahlt aber nicht automatisch Ihren fehlenden Zuschlag. Für Sie bleibt der Weg: vollständigen Nachweis verlangen und inhaltliche Ansprüche (Lohn, Urlaub, Arbeitszeit) gesondert durchsetzen.

1. Inventar: Arbeitsvertrag, spätere Nachträge, E-Mails mit PDF-Nachweisen, Empfangsquittungen listen.
2. Checkliste Nr. 1 bis 15: Haken setzen, Lücken markieren.
3. Fristen prüfen: Was lag an Tag 1, bis Tag 7, bis Monat 1 vor?
4. Form prüfen: unterzeichnete Schriftform oder zulässige Textform? SchwarzArbG-Bereich?
5. Inhalt vs. Realität: Stimmen Entgeltbestandteile, Arbeitszeit und Urlaubstage mit Abrechnung und Alltag überein?
6. Nachforderung: schriftlich unter Bezug auf § 2 NachwG die fehlenden Punkte und ggf. die unterzeichnete Niederschrift verlangen.
7. Änderungen (§ 3) und Auslandsentsendung (§ 2 Abs. 2/3) gesondert lesen, wenn relevant.

„Mündlich reicht, wir kennen uns.“ Für die Nachweispflicht nicht. Wesentliche Bedingungen gehören in die Niederschrift bzw. den Vertrag.

„Der Arbeitsvertrag ist kurz, der Rest steht im Intranet.“ Intranet-Links ersetzen die Pflichtangaben nur, soweit das Gesetz Verweisungen erlaubt (z. B. Hinweis auf TV nach Abs. 4). Entgeltbestandteile und Kernangaben müssen greifbar sein.

„Textform ist immer verboten“ bzw. „PDF reicht immer.“ Beides zu pauschal. Aktuell: Textform unter Voraussetzungen ja; elektronische Form im engeren Sinn für den Nachweis nach Satz 1 nein; SchwarzArbG-Bereiche: keine Textform-Erleichterung.

„Fehlender Nachweis macht die Kündigung unwirksam.“ So pauschal steht das nicht im NachwG. Nr. 14 und der Verweis auf § 7 KSchG zeigen vielmehr, dass die Klagefrist nicht einfach verschwindet.

„Bußgeld = ich bekomme 2.000 €.“ Das Bußgeld ist eine Sanktion gegenüber dem Arbeitgeber, kein automatischer Schadensersatz an Sie.

„Nachweis und Tarifvertrag sind dasselbe.“ Der Nachweis muss auf anwendbare TVe hinweisen (Nr. 15) und darf Angaben teils durch TV-Hinweis ersetzen (Abs. 4). Der TV selbst bleibt die inhaltliche Rechtsquelle für viele Konditionen.

Legen Sie Vertrag und alle Nachträge neben die Liste der Nummern 1 bis 15. Markieren Sie fehlende Entgelt-, Arbeitszeit- und Kündigungshinweise und setzen Sie eine schriftliche Nachfrist zur Vervollständigung.

Mit Paye Mes Heures können Sie Vertrag, Nachweis-PDF und Abrechnungen strukturieren und Abweichungen zwischen dokumentierter und gezahlter Vergütung sichtbar machen. Das ersetzt keine Rechtsberatung nach deutschem Arbeitsrecht und verspricht keinen fertigen Simulator auf französischem Reifegrad für jeden deutschen Tarif, hilft aber dabei, Ihre Unterlagen prüfbar zu machen, bevor Sie HR oder eine Beratungsstelle ansprechen.

• Nachweisgesetz (NachwG), Gesamtausgabe: https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/
• § 2 NachwG (Nachweispflicht, Inhalt, Fristen, Textform): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html
• § 3 NachwG (Änderung der Angaben): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__3.html
• § 4 NachwG (Bußgeldvorschriften, bis 2.000 €): https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__4.html
• § 126b BGB (Textform): https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126b.html
• BMAS, Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie im Zivilrecht (Nachweispflichten): https://www.bmas.de/DE/Service/Gesetze-und-Gesetzesvorhaben/umsetzung-der-arbeitsbedingungenrichtlinie-im-zivilrecht.html