Arbeitszeiterfassung : berechnen Sie, was Ihnen zusteht

• Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (damit auch der Dauer) einschließlich Überstunden.
• Rechtsgrundlage laut BAG: ArbSchG § 3 Abs. 2 Nr. 1 (geeignete Organisation / erforderliche Mittel zum Arbeitsschutz), nicht „alles steht im ArbZG“.
• Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein (Linie EuGH CCOO, übernommen vom BAG).
• Elektronische Erfassung ist nicht schon durch ein bundesweit in Kraft getretenes Spezialgesetz flächendeckend vorgeschrieben; Papier kann je nach Betrieb ausreichen. Referentenentwürfe ändern daran erst etwas, wenn sie Gesetz werden.
• Für Sie: Eigene Aufzeichnungen parallel führen und Export/Auszüge verlangen, bevor Zeiten „verschwinden“.

Aktenzeichen: BAG, Beschluss vom 13. September 2022 - 1 ABR 22/21.

In dem Verfahren ging es formal um ein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung einer elektronischen Zeiterfassung. Das BAG nutzte den Fall, um die bestehende Pflicht der Arbeitgeber zu sortieren.

Was das Gericht festgehalten hat

1. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen (soweit keine unionsrechtlich zulässige Ausnahme für bestimmte Tätigkeiten greift).
2. Erfasst werden müssen damit Dauer und auch Überstunden.
3. Dem Betriebsrat steht kein erzwingbares Initiativrecht zu, ausschließlich ein elektronisches System gegen den Willen des Arbeitgebers durchzusetzen, weil die Pflicht bereits besteht und die Form nicht zwingend elektronisch ist.
4. Bei der Ausgestaltung des „Wie“ kann Mitbestimmung nach Arbeitsschutzregeln eine Rolle spielen; das „Ob“ der Erfassung ist gesetzlich vorgezeichnet.

Das ist die Kurzfassung für den Alltag. Details stehen in der amtlichen Entscheidungsbegründung auf der Seite des Bundesarbeitsgerichts.

Warum nicht „einfach ArbZG“?

Im ArbZG gibt es § 16 Abs. 2: Der Arbeitgeber muss die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen. Das ist eine begrenzte Pflicht (Mehrarbeit über die acht Stunden), keine vollständige Dokumentation jeder Minute vom ersten bis zum letzten Stempel.

Das BAG hat ausdrücklich geprüft und verneint, dass sich die volle Erfassungspflicht schon aus § 16 Abs. 2 ArbZG ergibt. Stattdessen greift die arbeitsschutzrechtliche Organisationspflicht aus dem ArbSchG. Arbeitszeit und Arbeitsschutz stehen nebeneinander: Das ArbZG setzt Grenzen und Ruhezeiten; das ArbSchG verlangt die Organisation, die Einhaltung dieser Schutzziele überhaupt kontrollierbar macht.

Wer also sagt „laut ArbZG müssen wir nur Überstunden notieren“, vermischt zwei Normen. Für die umfassende tägliche Erfassung ist nach dem BAG der Weg über ArbSchG § 3 Abs. 2 Nr. 1 maßgeblich.

Die Formel stammt aus der EuGH-Rechtsprechung (CCOO, C-55/18) und fließt in die BAG-Linie ein. Praktisch heißt das ungefähr:

Formen können je nach Betrieb variieren: Stempeluhr, elektronische App, Terminal, unter Umständen auch papierne Listen, wenn sie wirklich geführt und aufbewahrt werden. Wichtig: Es gibt (Stand der hier dargestellten Rechtslage) kein bereits in Kraft getretenes Gesetz, das bundesweit für alle Arbeitgeber die elektronische Form zwingend macht. In der politischen Diskussion und in Referentenentwürfen (u. a. Entwürfe rund um 2023 ff., auch Berichte über weitere Entwurfsstände bis in den Zeitraum 2026) wurde eine elektronische Pflicht diskutiert. Solange daraus kein geltendes Gesetz wird, bleibt die Form gestaltbar, solange das System die obigen Anforderungen erfüllt.

Verwechseln Sie einen Referentenentwurf nicht mit geltendem Recht. Für Ihre aktuelle Situation zählt, was heute in Kraft ist und was das BAG aus dem ArbSchG ableitet.

Zeiterfassung ist kein Lohnrechner, aber ohne Zeiten lassen sich Differenzen kaum beziffern.

Beispiel 1: Fehlende Abende

• Stundenlohn: 16,50 € brutto
• In vier Wochen nicht erfasst: 3 × 1,5 Stunden = 4,5 Stunden

4,5 × 16,50 = 74,25 € brutto. Fehlt die Erfassung dauerhaft, summiert sich das. Über ein Jahr bei gleicher Frequenz wären das grob 12 × 74,25 ≈ 891 €, bevor überhaupt Zuschläge aus Tarif oder Vertrag ins Spiel kommen.

Beispiel 2: Pause falsch gebucht

• Soll: 8:00-17:00 mit 45 Minuten Pause = 8,25 Stunden Anwesenheit, 7,75 Stunden Arbeit
• System zieht automatisch 60 Minuten Pause ab, obwohl Sie nur 30 Minuten hatten

Differenz: 30 Minuten × 20 Arbeitstage = 10 Stunden/Monat. Bei 19,00 €/Stunde: 190 € brutto monatlich, die in der Abrechnung „verschwinden“, obwohl Sie gearbeitet haben.

Beispiel 3: Vertrauensarbeitszeit ohne System

Vertrauensarbeitszeit heißt oft: Ergebnis zählt, Zeiten werden nicht kontrolliert. Nach dem BAG-Maßstab entbindet das den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, ein Erfassungssystem bereitzustellen und zu nutzen. Für Sie heißt das: Auch bei „Vertrauen“ sollten Beginn und Ende irgendwo landen. Sonst fehlen später die Belege für Überstunden, Mindestlohnprüfung oder ArbZG-Grenzen.

Beispiel 4: Minijob und Aufzeichnung

Im Minijob gelten zusätzlich oft branchen- oder mindestlohnbezogene Aufzeichnungspflichten (Beginn, Ende, Dauer). Das verstärkt, was das ArbSchG ohnehin verlangt: Ohne Tageszeiten ist die Kontrolle des Stundenlohns (ab 2026: 13,90 €) kaum möglich. 40 Stunden zu 13,00 € sehen auf dem Papier nach „650 € Minijob“ aus und liegen trotzdem unter dem Mindestlohn.

Gegenüber dem Arbeitgeber

• Klare Info: Welches System gilt? Wer erfasst? Bis wann müssen Korrekturen gemeldet sein?
• Zugang zu Ihren Zeitdaten (Export, Ausdruck, Portal)
• Korrekturverfahren, wenn Stempel falsch sind
• Umgang mit Dienstreisen, Homeoffice und Rufbereitschaft (Beginn/Ende sauber trennen)

Ein höflicher, schriftlicher Hinweis auf die BAG-Linie und ArbSchG § 3 Abs. 2 Nr. 1 reicht oft als Gesprächseinstieg. Sie müssen kein Urteil zitieren wie ein Anwalt; die Bitte um nachvollziehbare Tageszeiten ist legitim.

Für Ihre eigene Akte

Führen Sie parallel eine einfache Liste:

• Datum
• Beginn / Ende
• Pausen
• Kurznotiz zur Anordnung („Mail von …“, „Schichtplan KW …“)

Das kostet zwei Minuten am Tag und rettet später Abende. Speichern Sie E-Mails, in denen Mehrarbeit verlangt wurde.

Betriebsrat

Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Ausgestaltung der Erfassung oft mitbestimmungspflichtig (Gesundheitsschutz / technische Einrichtungen, je nach Fallgestaltung). Das „Ob“ der Erfassung ist nach dem BAG bereits gesetzlich angelegt. Nutzen Sie den Betriebsrat, wenn das System unbrauchbar ist oder Daten nicht zugänglich sind.

Aufsicht und Beratung

Bei systematischen Verstößen gegen Arbeitszeitgrenzen können Aufsichtsbehörden eine Rolle spielen. Für individuelle Lohnnachforderungen bleiben zivilrechtliche Wege. Beides setzt brauchbare Zeitdaten voraus.

„Alles steht im ArbZG, nur Überstunden zählen.“ Unvollständig. BAG: volle tägliche Erfassung über ArbSchG § 3 Abs. 2 Nr. 1.

„Elektronisch ist Pflicht, sonst illegal.“ So pauschal nein. Elektronisch kann sinnvoll und in Entwürfen vorgesehen sein; geltende flächendeckende Elektronikpflicht durch Spezialgesetz ist (Stand dieser Darstellung) nicht einfach als „schon Gesetz“ zu behaupten.

„Excel am Freitag für die ganze Woche.“ Späte Sammelbuchungen sind manipulationsanfällig und oft nicht verlässlich. Besser zeitnah.

„Führungskräfte brauchen keine Erfassung.“ Es gibt Tätigkeitsgruppen, bei denen der Gesetzgeber Ausnahmen von Arbeitszeitvorgaben vorsehen kann. Pauschal „alle AT-Kräfte ausgenommen“ ist riskant. Im Zweifel nach Norm und Vertrag prüfen.

„Homeoffice = keine Zeiten.“ Gerade im Homeoffice verschwimmen Grenzen. Ohne Erfassung leiden Ruhezeiten und Nachweise.

„Wenn nichts erfasst ist, gibt es keine Überstunden.“ Umgekehrt: Fehlende Erfassung ist ein Problem des Arbeitgebers; Ihre eigenen Aufzeichnungen und Indizien bleiben relevant.

Verwechslung Referentenentwurf / Gesetz. Medienberichte über geplante Elektronikpflichten klingen nach Vollzug. Lesen Sie das Datum und den Status: Entwurf, Kabinett, Bundestag, verkündetes Gesetz.

Prüfen Sie diese Woche: Gibt es bei Ihnen ein System? Sehen Sie Beginn und Ende jeder Arbeitstage? Können Sie einen Export der letzten drei Monate speichern? Fehlen Tage, tragen Sie sie parallel nach und melden Sie Korrekturen schriftlich.

Mit Paye Mes Heures können Sie Ihre Lage anhand von Vertrag, Tarif und Gesetz einschätzen und Unterlagen vorbereiten (Zeitlisten, Abrechnungen, Korrespondenz). Das ist eine Hilfe zur Strukturierung Ihrer Situation, kein Ersatz für anwaltliche Prüfung und kein Versprechen, dass ein automatischer Deutschland-Simulator jede BAG-Nuance abbildet.

• BAG 1 ABR 22/21 (Entscheidungsseite): https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
• ArbSchG (Gesetze im Internet), insbesondere § 3: https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/
• ArbZG (Gesetze im Internet), u. a. §§ 3, 16: https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
• BMAS, Regelungen zur Arbeitszeit (Orientierung): https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/regelungen-zur-arbeitszeit.html