Votre employeur doit conserver vos registres d'heures — voici comment en tirer parti

Pour les travailleurs de compétence fédérale, le Règlement du Canada sur les normes du travail, art. 24, fixe deux obligations de conservation distinctes.

• art. 24(1) : l'employeur doit conserver le dossier d'emploi — le dossier couvrant l'embauche et la fin d'emploi — pendant au moins 36 mois après la date de la fin d'emploi.
• art. 24(2) : pendant au moins trois ans après l'exécution du travail, l'employeur doit conserver, entre autres, « the hours worked each day », le taux de salaire (« clearly indicating whether it is on an hourly, weekly, monthly or other basis »), et les gains réels, « indicating the amounts paid each pay day and the amounts paid as overtime pay ».

Lisez l'art. 24(2) attentivement : ce n'est pas seulement « le total des heures ». C'est les heures travaillées chaque jour, le taux, et les montants payés en heures supplémentaires. C'est un plan complet de ce qui vous était dû et de ce qui vous a été payé — exactement la comparaison sur laquelle repose une réclamation.

L'ESA de l'Ontario, art. 15, est tout aussi précis.

• art. 15(1), par. 3.1 : l'employeur doit consigner « the dates and times that the employee worked ».
• art. 15(4) : même lorsqu'un salarié relève d'une exemption qui dispenserait autrement du suivi des heures, l'employeur doit tout de même consigner les heures travaillées au-delà de 44 dans une semaine — c'est-à-dire les heures supplémentaires exactes qui déclenchent la majoration.
• art. 15(5) : ces registres doivent être conservés trois ans après la fin d'emploi du salarié.

Ainsi, même pour les postes où le suivi des heures est le plus lâche, la loi exige tout de même un registre des heures supplémentaires — celles les plus susceptibles d'être sous-payées.

Le Québec intègre l'obligation dans deux instruments liés.

• Règlement N-1.1, r. 6, art. 1 : l'employeur doit tenir un registre indiquant, pour chaque période de paie, les heures de travail par jour, le total hebdomadaire, et le nombre d'heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable.
• Art. 46 de la LNT : le bulletin de paie doit contenir des mentions suffisantes pour permettre au salarié de vérifier le calcul de son salaire — dont le nombre d'heures payées au taux normal et le nombre d'heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable.

Ensemble, ils signifient qu'un salarié québécois devrait toujours pouvoir reconstituer sa paie à partir des documents que l'employeur est tenu de fournir. Si vous ne le pouvez pas, c'est un signal qu'il manque quelque chose.

Les obligations ci-dessus ne sont pas qu'un décor — c'est une liste de vérification sur laquelle vous pouvez agir.

1. Demandez vos registres par écrit. Demandez précisément les éléments que la loi nomme : heures quotidiennes, taux de salaire, heures supplémentaires payées, et la période de conservation qui s'applique à vous (3 ans / 36 mois). Une demande écrite crée une trace et met l'obligation au premier plan.
2. Conciliez trois documents. Alignez (a) votre propre journal d'heures contemporain, (b) le registre ou les registres officiels de l'employeur, et (c) votre bulletin de paie. Là où ils divergent, vous avez trouvé un écart.
3. Traitez les lacunes et contradictions comme des preuves. Si l'employeur ne peut produire les registres heure par heure que la loi exigeait — ou si le registre indique des heures que votre bulletin de paie n'a jamais payées — cela appuie votre réclamation. Cela ne la gagne pas automatiquement (le droit canadien n'a aucun renversement automatique du fardeau de la preuve), mais cela rend votre propre reconstitution plus crédible et la position de l'employeur plus difficile à défendre.
4. Agissez avant que l'horloge de conservation n'expire. Les registres ne doivent être conservés que pendant une période définie (3 ans / 36 mois). Plus vous attendez, plus il est probable que la preuve même dont vous avez besoin ait été légalement détruite.

Votre employeur n'est pas la seule partie censée suivre vos heures — par la loi, il en était la partie principale. Le régime fédéral exige les heures quotidiennes, le taux de salaire et les heures supplémentaires payées, conservés trois ans (registres) ou 36 mois (le dossier d'emploi). L'Ontario exige les dates et heures travaillées, plus chaque heure au-delà de 44, conservées trois ans. Le Québec exige un registre des heures quotidiennes, des totaux hebdomadaires et des heures supplémentaires, reflété sur un bulletin de paie assez détaillé pour vérifier. Demandez ces registres, conciliez-les avec votre propre journal et votre bulletin de paie, et laissez toute lacune ou contradiction faire son œuvre. L'étape suivante est d'apprendre à lire le document que vous recevez le plus souvent : votre bulletin de paie — voyez Comment lire votre bulletin de paie canadien et repérer les heures supplémentaires manquantes.